Digital Workshadowing  - technologische Lösung zur Unterstützung des Wissenstransfers „aus der Ferne“ bei Geschäftsprozessverlagerungen

Im Zuge der Verlagerung von Geschäftsprozessen in ein Shared Service Center (SSC) muss das Wissen über Prozesse und, deren Bearbeitung von den Mitarbeitern der abgebenden Stellen auf die SSC-Mitarbeiter übertragen werden. Dieser Wissenstransfer findet normalerweise über mehrere  Wochen und Monate vor Ort in den abgebenden Abteilungen statt, wofür die SSC-Mitarbeiter an die abgebenden Standorte reisen.  Aus Kostengründen, und neuerdings aufgrund der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Einreisebeschränkungen, gilt es darauf, vorbereitet zu sein, dass SSC Mitarbeiter nicht an die abgebenden Standorte reisen können. Als alternativer Ansatz zum Wissenstransfer physisch vor Ort, auch “workshadowing“ genannt, sollen daher technische Lösungen genutzt werden, mit denen der Wissenstransfer „aus der Ferne“ (remote) erfolgen kann, d.h. ohne die Notwendigkeit, dass SSC Mitarbeiter an die abgebenden Standorte reisen.

Technischer Lösungsansatz

• Erweiterung der bestehenden Arbeitsplätze durch Webcam und der Möglichkeit der Aufzeichnung. Grundannahme ist, dass die Arbeitsplätze in den Standorten ausgestattet sind mit: Laptop, 2 externen Monitoren für das ERP-System (z.B. SAP) und den workflow (z.B. xFlow) und Microsoft Teams als Video.
• Der Wissen vermittelnde Mitarbeiter am abgebenden Standort (Lehrende) gibt mittels Teams seinen Bildschirm frei, an dem der Wissen aufnehmende Mitarbeiter im SSC (Lernende) die Eingabemaske im SAP bearbeitet und den workflow (hier xFlow) sehen kann.
• Eine externe Webcam zeichnet ein Video von den zu bearbeitenden analogen Unterlagen (Rechnungen, Listen, Dokumente, Belege etc.) auf. In dem Kamerabild sind auch die Hände des Lehrenden zu sehen, wenn sie auf bestimmte Stellen hinweisen möchten. Die Webcam hat ein eingebautes Licht so dass der zu filmende Bereich optimal ausgeleuchtet wird.
• Über Teams wird die Sprachverbindung aufrechterhalten.
• Der Lernende sieht auf seinem Laptop die Videofreigabe (der analogen Unterlagen auf dem Schreibtisch) und aufs Einen beiden externen Monitoren die Bildschirmfreigaben (SAP und xFlow) des Lehrenden und kann so den Prozess live verfolgen.
• Außerdem ist der Lernende in der Lage im Chatfenster sowie via Audio schriftlich bzw. akustisch sich mit Zwischenfragen zu melden.
• Zusätzlich kann die Session aufgenommen werden, um sie als Trainingsmaterial zur Verfügung zu stellen. Dafür ist auf einem der Computer eine Aufnahmefunktion notwendig (dies ermöglicht Teams in der entsprechenden Lizenz).
• Die Kosten für die Lösung: Hardware(Webcam): ca. €100 pro Arbeitsplatz, Software: ca. €50 pro Arbeitsplatz/Monat. Softwarebedarf (z.B.: MS Teams, MS Stream) mit der IT-Abteilung zu klären. Installation durch die IT: Zeitaufwand einmalig (ca. 4-8 h) und je Arbeitsplatz (ca. 1-2 h)

Fazit

Obwohl ein Wissenstransfer „vor Ort“ der beste und eindeutig bevorzugte Weg ist, bildet der dargestellte Ansatz die bestmögliche und praxiserprobte Alternative für einen Wissenstransfer „aus der Ferne“. Die beschriebene technische Lösung nutzt die vorhandene Arbeitsplatzinfrastrukturen kann mit überschaubaren Investitionen schnell realisiert werden. Sie ist eine kostengünstige und familienfreundliche Alternative zum „Workshadowing“, weil Reisekosten und -zeiten entfallen. Außerdem wird den gesundheitlichen Bedenken und Risiken der Mitarbeiter aufgrund der Corona Pandemie Rechnung getragen.

Zu denAutoren:

Dipl.-Kfm.Rüdiger Leib ist geschäftsführender Gesellschafter bei der MITTELSTANDSHANSE.Er ist spezialisiert auf das Management von Veränderungsprozessen und  unterstützt Unternehmen bei der Transformationvon Geschäftsprozessen und -bereichen hin zu einer „High PerformanceOrganisation“

Sebastian Winkler ist Managing Director bei Mediaan und im Vorstand AR/VR des Bitkom aktiv. Er hat 2 Softwareunternehmen gegründet, mitseinen Teams fast jede existierende Technologie in Kundenprojekten verwirklichtund zuletzt im Bereich Augmented Reality über viele Jahre Unternehmenbegleitet.